Báo cáo từ Harvard Business Review về vị trí lao động tuyến đầu
Triển khai phần mềm quản lý dự án là giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm mục đích nâng cao chất lượng và tối ưu nguồn lực. Những công cụ quản lý dự án hiện nay hỗ trợ người dùng xuyên suốt quá trình, từ việc lên kế hoạch, triển khai đến theo dõi và cuối cùng là đánh giá kết quả dự án.
Bài viết dưới đây đã chọn lọc Top 15 ứng dụng phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất, được nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước tin chọn.
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án là công cụ tích hợp nhiều chức năng hỗ trợ người dùng quản lý chặt chẽ và hiệu quả dự án. Với lợi thế dễ dàng truy cập và chỉnh sửa trực tuyến, người dùng có thể theo dõi toàn bộ tiến độ và nội dung của dự án mọi lúc mọi nơi. Mọi thông tin quan trọng như thời gian, chi phí, nguồn lực, tài liệu, khách hàng và các bên liên quan khác sẽ được cập nhật trên một nền tảng duy nhất.
Đồng thời, căn cứ vào những thay đổi trên hệ thống, nhà quản lý có thể điều chỉnh và sắp xếp nguồn lực phù hợp, đưa ra dự toán để đảm bảo dự án diễn ra theo đúng tiến độ. Dữ liệu báo cáo trích xuất từ các phần mềm quản lý dự án là cơ sở để đánh giá hiệu quả cũng như năng suất của từng cá nhân.
Phần mềm quản lý dự án miễn phí
Trello
Phần mềm quản lý tiến độ dự án Trello hỗ trợ tổ chức nhiệm vụ dưới dạng bảng Kanban. Dựa vào các tính năng sẵn có, người dùng có thể xây dựng quy trình làm việc hoàn chỉnh của dự án, giám sát chặt chẽ ở mọi giai đoạn.
Ưu điểm của Trello là cho phép sử dụng Gói miễn phí bao gồm không giới hạn số thẻ nhiệm vụ (card) và số thành viên. Nếu muốn trải nghiệm các tính năng nâng cao và phù hợp hơn dành cho doanh nghiệp, bạn cần nâng cấp với chi phí $5/ người dùng / tháng (thanh toán hàng năm) lên gói Tiêu chuẩn (Standard).
Asana
Với công cụ quản lý dự án Asana, bạn có thể chia nhỏ nhiệm vụ và theo dõi tiến độ hoàn thành trên bảng điều khiển. Các thao tác như thêm công việc, sắp xếp, phân tách sẽ được hỗ trợ cho quá trình cộng tác chung diễn ra hiệu quả.
Phần mềm quản lý dự án Asana cung cấp gói miễn phí tính năng tìm kiếm cơ bản, giới hạn tối đa 15 người dùng. Khi nâng cấp lên gói Premium với chi phí $ 10,99 / người dùng / tháng sẽ thuận tiện hơn trong các nhóm, tổ chức có số lượng lớn thành viên.
Click Up
Trong số các phần mềm quản lý dự án miễn phí không thể không nhắc đến Click Up. Cung cấp đến 14 chế độ views khác nhau, bao gồm cả biểu đồ Gantt và mindmap, bất kể ai trong dự án cũng có thể theo dõi và nắm bắt tổng quan về tiến độ. Ngoài ra, Click Up còn tích hợp với nhiều ứng dụng quản lý dự án phổ biến như Gmail, Zapier, Dropbox, Slack….
Giao diện quản lý công việc và dự án của phần mềm Click Up
Gói miễn phí của phần mềm quản lý dự án Click Up không giới hạn các tác vụ và số lượng người dùng, cung cấp dung lượng lưu trữ lên đến 100 MB. Khi nâng cấp lên gói Unlimited với $ 5 / người dùng / tháng, các chức năng danh sách (list),bảng (dashboard) và lịch (calendar),...cùng một số tính năng nâng cao khác sẽ được mở khóa.
Wrike
Wrike là phần mềm quản lý dự án được nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng. Công cụ này hiển thị dự án và nhiệm vụ của nhóm dưới dạng bảng tính. Để việc quản lý và chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn, Wrike còn hỗ trợ tích hợp với nhiều nền tảng khác nhau như Slack, Dropbox, Gmail và Google Drive.
Thông qua giao diện trực quan cùng báo cáo phân tích tiến độ công việc, người dùng có thể cập nhật nhanh chóng về tình hình dự án. Gói miễn phí sẽ không giới hạn số dự án và người dùng.
GoodDay
GoodDay là phần mềm quản lý dự án áp dụng các phương pháp quản lý như Gantt, Agile, Scrum, Kanban và Waterfall. Trong mỗi dự án sẽ có một tab Tóm tắt (Summary) tổng quan về nhiệm vụ, sự kiện, người dùng. Công cụ này sở hữu các tính năng cơ bản, đáp ứng được nhu cầu quản lý dự án đa dạng.
Bản miễn phí của GoodDay cho phép tối đa 15 người dùng, để nâng cấp lên gói Professional với các chế độ xem nâng cao hơn, doanh nghiệp cần chi trả $ 4 / người dùng / tháng, tối đa 250 người dùng.
Phần mềm quản lý dự án miễn phí Good Day
Phần mềm quản lý tiến độ dự án hiệu quả
Google Workspace
Quản lý dự án bằng Google Sheets (một thành phần trong sản phẩm Google Workspace) là một phương pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Việc sử dụng Google Sheets cho phép các thành viên trong dự án cùng làm việc trên cùng một tài liệu, từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào có kết nối internet. Dưới đây là một số lợi ích và chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả khi sử dụng Google Sheets để quản lý dự án:
- Tiết kiệm chi phí phần mềm: Sử dụng Google Sheets miễn phí hoặc với mức phí rất thấp so với các phần mềm quản lý dự án truyền thống. Điều này giúp giảm bớt chi phí đầu tư ban đầu và các chi phí duy trì hàng năm cho phần mềm.
- Cập nhật dễ dàng và đồng thời: Mọi thành viên trong dự án có thể cập nhật thông tin trực tiếp trên Google Sheets mà không cần phải gửi và nhận các tập tin hoặc bản sao. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ mất thông tin.
- Truy cập từ xa và đa nền tảng: Google Sheets có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, từ máy tính để bàn đến điện thoại di động. Điều này giúp cho việc làm việc từ xa và linh hoạt trở nên dễ dàng hơn, giúp tăng hiệu suất làm việc của nhóm.
- Tính linh hoạt và tùy chỉnh cao: Google Sheets cho phép tùy chỉnh biểu đồ, bảng tính và các công cụ quản lý dự án khác để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình quản lý dự án theo cách tốt nhất.
Mẫu Quản lý dự án bằng Google Sheet
Google Workspace có giá từ 3$/người dùng/tháng. Ngoài việc sử dụng Email Google thì các còn có các công cụ văn phòng cộng thêm như Google Sheets cho quản trị dự án, quản lý tài liệu trên drive, hội họp và làm việc on-line, tạo các form khảo sát… Đây là một lựa chọn thông minh cho các tổ chức muốn tối ưu hóa quản lý dự án mà không muốn tốn kém quá nhiều cho phần mềm và công nghệ.
Jira Software
Một trong những phần mềm quản lý tiến độ dự án hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay là Jira Software. Từ việc lên kế hoạch, theo dõi quá trình tiến độ vận hành, Jira sẽ giúp bạn quản lý task cơ bản cho đến các dự án phức tạp. Giao diện của Jira Software được phân chia trực quan và rõ ràng để dễ theo sát tiến độ công việc. Khi sắp đến hạn hoàn thành, hệ thống sẽ gửi thông báo tự động.
Phần mềm quản lý tiến độ dự án Jira Software
Due
Due là phần mềm quản lý dự án phù hợp với các tổ chức có quy mô nhỏ. Điểm nổi bật của phần mềm là người dùng có thể thiết lập tài khoản và hoạt động ngay cả khi không có kết nối Internet.
Sử dụng Due giúp nhà quản lý giám sát tiến độ công việc chặt chẽ, không còn lo ngại vấn đề trễ deadline vì có tính năng nhắc nhở hoàn thành đúng hạn..
Airtable
Ứng dụng quản lý dự án Airtable hỗ trợ nhiều tùy chọn, đáp ứng nhu cầu quản lý cho doanh nghiệp. Gói miễn phí của Airtablekhông giới hạn các cơ sở xây dựng (base),hỗ trợ lên đến1.200 bản ghi cho mỗi cơ sở (record per base). Ngoài ra người dùng còn có thể tùy chọn chế độ xem (view options),bao gồm lưới (grid),lịch và Kanban.
Giao diện làm việc của phần mềm Airtable
Microsoft Project
Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project là ứng dụng nổi bật trong mạng lưới Microsoft, giúp các nhà quản lý dự án lập kế hoạch, phân phối nguồn lực và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả.
Là sự lựa chọn tuyệt vời cho các tổ chức, Microsoft có ưu điểm giao diện trực quan, được phân chia thành ba khối chính là: Task, Resources, Calendar. Dựa vào đó, mọi thành viên có thể theo dõi những sự thay đổi của dự án, cập nhật báo cáo và quản lý dữ liệu hiệu quả.
Công cụ quản lý dự án đầu tư xây dựng
Myxteam
Phần mềm quản lý dự án xây dựng công trình Myxteam là một trong những ứng dụng quản lý có tên tuổi tại Việt Nam. Công cụ thông minh này hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát dự án dựa vào các tính năng hữu ích như lập kế hoạch, giao việc, báo cáo tiến độ và chia sẻ tài liệu. Ngoài ra, phần mềm này còn có giao diện đơn giản, dễ sử dụng với người mới.
Với những dự án xây dựng đòi hỏi có sự trao đổi, cộng tác chặt chẽ, Myxteam hoàn toàn có thể là sự lựa chọn đáng để cân nhắc và triển khai.
Công cụ quản lý dự án đầu tư xây dựng Myxteam
Mona PMS
Mona PMS là sản phẩm được phát triển với nhiệm vụ chính giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và nguồn nhân lực trong từng dự án xây dựng hiệu quả. Nhờ sự thống nhất và tự động hóa, việc lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và quản lý rủi ro sẽ diễn ra mượt mà hơn.
Mekong Soft
Mekong Soft là phần mềm chạy trên nền tảng Excel, với tính năng nổi bật là dự toán và quản lý thi công. Mọi dữ liệu quan trọng như thông tin khách hàng, kho, công trình, hạng mục,... Mekong Soft cung cấp các tính năng về quản lý thu, chi để xử lý các phương án kinh tế, thầu phụ.
Phần mềm Mekong Soft phù hợp cho việc quản lý dự án đầu tư xây dựng
DIGINET
DIGINET là phần mềm quản lý dự án xây dựng miễn phí được nhiều doanh nghiệp lớn tin chọn sử dụng. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tính bảo mật cao, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, triển khai phần mềm quản lý dự án xây dựng công trình này sẽ góp phần tối ưu thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp.
Primavera
Phần mềm quản lý dự án Primavera là giải pháp quản lý chuyên dụng trong những công trình xây dựng, với tính năng lập kế hoạch, quản lý và đánh giá. Thông qua giao diện trực quan, nhà quản lý có thể phân tích tình hình, theo dõi hiệu suất từ đó đưa ra giải pháp phù hợp.
Ưu điểm khi dùng phần mềm quản lý dự án
Với sự phát triển mạnh mẽ và tân tiến của công nghệ, ứng dụng phần mềm quản lý dự án giúp ích cho doanh nghiệp trên nhiều khía cạnh so với cách thức truyền thống.
Thống nhất toàn bộ quy trình quản lý dự án trên Nền tảng all-in-one:
Ưu điểm này giúp cho mỗi thành viên trong dự án có thể theo dõi mọi khía cạnh từ tổng quan đến chi tiết mà không bị phân tán. Từ việc lên kế hoạch, phân bổ tài nguyên, sắp xếp nhiệm vụ đến trao đổi, theo dõi tiến trình công việc, quản lý thời gian, phân bổ tài nguyên,... một cách hợp lý.
Kiểm soát chặt chẽ trong phạm vi và giới hạn cho phép:
Bằng việc theo dõi xuyên suốt quá trình, từ bước lên kế hoạch cho tới kết thúc, nhà quản lý có thể phát hiện kịp thời các rủi ro để đưa ra hướng giải quyết phù hợp. Đặc biệt trong những trường hợp dự án vượt quá ngân sách, tính năng nhắc nhở có sẵn trên công cụ sẽ cảnh báo về các rủi ro.
Tăng cường hợp tác và trao đổi:
Thay vì giao tiếp thông qua một ứng dụng khác, một số phần mềm quản lý dự án sẽ hỗ trợ tích hợp công cụ giao tiếp, hoặc có sẵn tính năng giao tiếp như giải pháp GapoWork. Ưu điểm giúp tối ưu việc trao đổi và hợp tác, đảm bảo tính bảo mật của các dự án trong nội bộ.
Chủ động theo dõi tiến độ mọi lúc mọi nơi:
Bước đột phá mới khi sử dụng phần mềm quản lý dự án so với hình thức quản lý truyền thống là cho phép người dùng truy cập và chỉnh sửa bất cứ thời gian nào. Chỉ cần một thiết bị điện tử thông minh có kết nối mạng, các thành viên có thể nhanh chóng truy cập vào ứng dụng, kịp thời đối phó khi có vấn đề phát sinh.
Tối ưu nguồn lực, tiết kiệm thời gian và chi phí:
Thay vì tự ghi chép, tính toán thủ công như trước đây thì phần mềm quản lý dự án sẽ hỗ trợ người dùng tự động hóa mọi quy trình. Những khâu xử lý rườm rà, không cần thiết có thể được loại bỏ, tránh gây lãng phí thời gian và tiền bạc, từ đó tiết kiệm thời gian cũng như chi phí cho doanh nghiệp.
Lưu ý khi sử dụng công cụ quản lý dự án
Trước khi triển khai phần mềm quản lý dự án, để tránh lãng phí về thời gian và chi phí, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ các khía cạnh quan trọng sau:
Xác định được nhu cầu và vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trước khi đánh giá mức độ phù hợp, tiện ích của tính năng.
Đảm bảo giao diện thân thiện, trực quan, thao tác dễ sử dụng nhằm tối ưu thời gian đào tạo.
Mức giá hợp lý, nằm trong ngân sách đề ra.
Lưu ý về các chính sách bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp.
Kết luận
Trên đây là Top 15+ phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất 2024. Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý và quy mô nhân sự, dự án mà doanh nghiệp có thể đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
Hơn 3 tỷ người dùng đã tin chọn và triển khai thành công Google Workspace. Việc quản lý dự án và phối kết hợp trong công việc là ưu điểm vượt trội của Google Workspace. Hãy đăng kí dùng thử Google Workspace!
