Digital Workspace Giải pháp xây dựng môi trường làm việc số dành cho Doanh Nghiệp

I. Digital Workplace là gì?

Digital Workplace là một không gian làm việc ảo cho phép các C-level áp dụng công nghệ trong công việc để xây dựng quy trình, công cụ, quản lý nhân viên nhằm nâng cao năng suất hoạt động của doanh nghiệp, duy trì môi trường làm việc hiệu quả.

Digital Workplace là nền tảng vận hành 100% bởi công nghệ. Tại đây, nhân viên có thể tương tác hiệu quả, xử lý công việc thông qua quản lý dự án, tự động hóa các quy trình, báo cáo,… mà không hề phụ thuộc vào môi trường vật lý.

Dễ thấy, sự chuyển đổi sang môi trường làm việc số ngày càng phổ biến hơn trong doanh nghiệp: chữ kỹ tay – chữ ký số, hóa đơn giấy – hóa đơn điện tử, gửi thư tay – gửi email,…

Áp dụng công nghệ trong các hoạt động của Doanh Nghiệp: Công việc, Thông tin, Nhân sự, Tri thức... để xây dựng luồng dữ liệu xuyên suốt trong Doanh Nghiệp.

Nhân viên làm việc hiệu quả. Nhà quản lý quản trị và ra quyết định dễ dàng. Tổ chức tinh gọn và số hóa toàn diện.

II. Digital Workplace – mô hình làm việc của hiện tại và tương lai

Với sự biến đổi không ngừng của thế giới, doanh nghiệp ngày càng đứng trước nhiều cơ hội và thách thức. Digital Workplace với những lợi ích vượt trội sẽ góp phần giúp doanh nghiệp dễ dàng thích nghi, tận dụng những thế mạnh hiện tại để tạo ra thành tựu trong tương lai.

Năm 2020, sự tác động mạnh mẽ của đại dịch Covid-19 là minh chứng cho thấy: “Công nghệ là một yếu tố giúp tăng cường khả năng thích nghi và năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp”. Chính vì thế, không chỉ số hóa các hoạt động cốt lõi, mà khởi tạo một môi trường làm việc số là xu hướng tất yếu của doanh nghiệp trong thời đại 4.0.

Digital Workplace trends 2021 – xu hướng làm việc môi trường số 2021 trở nên phổ biến hơn trong viễn cảnh đại dịch Covid-19 đang gây ra những bất lợi nhất định cho doanh nghiệp, tổ chức. Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang lựa chọn Hybrid – mô hình làm việc kết hợp, tức làm việc tại nhà kết hợp với đến văn phòng. Để đảm bảo tính liên tục, hiệu quả công việc khi thiết lập mô hình này, doanh nghiệp đang dần chú trọng hơn vào xây dựng cơ sở hạ tầng, nền tảng công nghệ, quy trình làm việc kiểu mới,cung cấp các công cụ kỹ thuật số mạnh mẽ tại nơi làm việc, giúp nhân viên có những trải nghiệm tích cực và không làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, trước Covid chỉ có 15% số người lao động làm việc tại nhà. Tuy nhiên, tỷ lệ này đã tăng thêm 35% tính đến nay, điều này có nghĩa một nửa lao động hiện nay trên thế giới làm việc từ xa.

Theo IDC khảo sát năm 2018, gần 90% doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số với các bước khác nhau từ tìm hiểu, nghiên cứu cho tới triển khai. Năm 2020, hơn 65% lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng chuyển đổi số là vấn đề sống còn, xác nhận hiệu quả trên nhiều khía cạnh như thấu hiểu khách hàng, tăng tốc sáng tạo, tăng năng suất lao động.

Digital Workplace song hành với quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, bởi nó cũng là tập hợp những ứng dụng số cần có của một tổ chức 4.0.

Khi mà công nghệ đang ngày càng phát triển mạnh mẽ, Digital Workplace chắc chắn sẽ là mô hình làm việc của tương lai, gắn liền với hoạt động vận hành, phát triển của rất nhiều doanh nghiệp. Ở góc độ nhân viên, chắc chắn họ cũng sẽ ưu tiên lựa chọn một môi trường làm việc hiệu quả, hiện đại, nơi mà có thể ứng dụng công nghệ, dễ dàng hợp tác, chia sẻ trong công việc, đồng thời có được sự cân bằng giữa công việc – cuộc sống cao hơn.

Với nhiều cơ hội hơn về tính linh hoạt, hiệu quả, cộng tác, định hướng phát triển doanh nghiệp trong tương lai với việc triển khai Digital Workplace chắc chắn sẽ thúc đẩy sự nhạy bén, tăng tính cạnh tranh, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc, tăng sự hài lòng của nhân viên và khách hàng. 

III. Những quan niệm sai lầm phổ biến về Digital Workplace

1. Digital Workplace là mạng nội bộ

Mạng nội bộ là mạng riêng tư cung cấp những tin tức, thông tin, chính sách của doanh nghiệp mà chỉ có nhân viên có quyền truy cập. Tuy nhiên, nó không bao gồm các quy trình nội bộ, các dự án đang hoạt động.

Trong khi đó, Digital Workplace cho phép doanh nghiệp quản lý các quy trình, dữ liệu một cách an toàn mà không cần đến một cơ sở dữ liệu riêng biệt.

2. Digital Workplace là một bộ sưu tập các ứng dụng

Việc sử dụng hàng loạt các ứng dụng tách biệt để quản lý công việc, không có nghĩa là doanh nghiệp đang làm việc trong môi trường số.

Thực tế, khi doanh nghiệp chỉ quan tâm đến việc sử dụng thật nhiều phần mềm kỹ thuật số trong công việc mà không cân nhắc đến tính phù hợp với mục tiêu kinh doanh, trải nghiệm của nhân viên, sẽ càng làm cho việc quản lý trở nên khó khăn.

3. Digital Workplace là phần mềm năng suất

Email, Google Drive, Google Sheet, Google Doc hay MS Office… đóng những vai trò nhất định nhưng không tự tạo nên một nơi làm việc số thống nhất. Nếu doanh nghiệp quản lý công việc mà chỉ dựa vào những công cụ này sẽ dẫn đến sự xáo trộn và thông tin đứt quãng, sai lệch.

4. Digital Workplace chỉ dành cho doanh nghiệp

Không riêng các doanh nghiệp, bất kỳ tổ chức lớn, nhỏ, đội nhóm nào đều có thể làm việc trong môi trường số nếu xây dựng được một hệ thống kỹ thuật số. Khi tổ chức mở rộng quy mô, điều chỉnh chiến lược, mục tiêu của mình thì môi trường làm việc số sẽ cải thiện và tiếp tục phát triển.

Hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp đang ngày càng nhận được những lợi ích rõ nét từ việc chuyển đổi sang Digital Workplace. Các giải pháp công nghệ mang lại nhiều tiện ích và được ứng dụng trong quy trình làm việc mang đến hiệu quả làm việc tối ưu cho tổ chức.

IV. Lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng mô hình Digital WordPlace

1. Tăng tính năng cộng tác khi làm việc

Nếu môi trường làm việc truyền thống bắt buộc nhân viên phải đến trực tiếp văn phòng mới có thể làm việc, thì Digital Workplace cho phép con người được linh hoạt về thời gian và không gian làm việc, nhân viên làm việc tại nhà vẫn hoàn toàn có thể hoàn thành công việc không trở ngại.

Bằng việc áp dụng cộng nghệ vào công tác quản trị vận hành, nhân viên sử dụng các công cụ từ email. quản lý công việc, họp trực tuyến, ký số tài liệu,… Thì mô hình này đã xóa bỏ rào cản giao tiếp và thúc đẩy sự cộng tác. Nhân viên và các phòng ban trong doanh nghiệp có thể dễ dàng kết nối cũng như hoàn thành các công việc từ xa mà vẫn đảm bảo năng suất.

2. Tạo hệ sinh thất phần mềm đồng nhất

Thực tế, khi làm việc mỗi ngày nhân viên phải truy cập vào nhiều ứng dụng để  giao tiếp, sắp xếp, thực hiện công việc, đo lường kết quả… Nhưng nếu quá trình này diễn ra liên tục và phải lặp lại việc chuyển đổi qua lại các ứng dụng thường xuyên, vô hình chung tổng khối lượng thời gian đáng kể đã bị lãng phí, ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý làm việc và giảm hiệu suất lao động.

Digital Workplace cung cấp một nền tảng toàn diện, hợp nhất giúp truy cập tất cả các ứng dụng, dữ liệu kinh doanh. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian chuyển đổi dữ liệu và ứng dụng, năng suất lao động tăng lên.

3. Vận hành doanh nghiệp dễ dàng

Doanh nghiệp bao gồm nhiều phòng ban, bộ phận phụ trách các chức năng nhiệm vụ khác nhau. Trưởng phòng, trưởng bộ phận sẽ liệt kê các nhiệm vụ, phân công công việc, giám sát và đo lường hiệu quả đối với từng nhân viên cấp dưới.

Nhân viên cũng chủ động tiếp nhận công việc được giao, nắm rõ nhiệm vụ của mình và các cộng sự, có phản hồi kịp thời nếu cần thiết. Khi đó, Digital Workplace tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, rõ ràng với đầy đủ dữ liệu hiển thị, cho phép tất cả nhân sự trong nhóm có thể theo dõi dễ dàng trên giao diện tập trung.

Người quản lý có thể bao quát và kiểm soát tiến độ làm việc của nhân việc một cách hiệu quả. Hơn nữa, môi trường làm việc số cũng giúp doanh nghiệp giảm bớt các cuộc họp không cần thiết, dành thời gian đó tập trung làm những công việc tạo ra hiệu quả.

3. Tự động hóa quy trình công việc

Môi trường làm việc số có thể tự động hóa các quy trình có tính lặp đi lặp lại mà không cần yếu tố con người. Điều này giúp tối ưu thời gian, tăng hiệu quả công việc và tác động tích cực tới tâm lý nhân viên khi không phải thường xuyên làm những công việc nhàm chán như: nhập liệu, phê duyệt tài liệu,… Nhân viên có thể tận dụng thời gian đó cho các nhiệm vụ khác phức tạp hơn đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy của con người.

4. Phục vụ khách hàng tốt hơn

Doanh nghiệp có thể có nhiều cơ sở, văn phòng, chi nhánh khác nhau, vẫn có thể dễ dàng trao đổi công việc, hợp tác lẫn nhau nhờ vào Digital Workplace.

Nhờ sự thuận tiện trao đổi qua lại giữa các nhân viên, phòng ban, bộ phận, hiệu quả công việc vẫn được duy trì thâm chí cao hơn so với mô hình làm việc truyền thống, thông tin kết nối liền mạch, hạn chế được những nhầm lẫn, sai sót trong công việc.

V. 3 yếu tố cốt lõi khi xây dựng mô hình Digital workplace

Con người

Con người là yếu tố cốt lõi quyết định đến việc chuyển đổi mô hình làm việc từ truyền thống sang thông minh. Môi trường làm việc số sẽ để nhân viên chủ động bằng cách đưa cho mọi công cụ để họ chủ động hoàn thành công việc của mình như: Phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, các công cụ nghiên cứu và phát triển sản phẩm,… Và giúp cho việc tìm kiếm thông tin của họ được nhanh chóng hơn.

Công cụ

Công cụ là trợ thủ đắc lực giúp nhân viên hoàn thành tốt các nhiệm vụ cũng như giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng nhất. Công cụ giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến vận hành từ quản lý công việc, dự án đến các quy trình phức tạp, ký tài liệu, hợp đồng nhanh chóng. Và để nó phát huy được hết tác dụng thì doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị cung cấp các phần mềm có thể liên kết với nhau để thuận tiện cho việc sử dụng.

Văn hóa

Ngoài việc tập trung vào công nghệ thì trên hết đó là nền tảng văn hóa doanh nghiệp. Đây là yếu tố quyết định cách thức mà nhân viên có thể tận công nghệ để cộng tác và giao tiếp. Tức là lãnh đạo đứng đầu doanh nghiệp cần phải hiểu nhu cầu của nhân viên để phát triển và áp dụng được chiến lược chuyển đổi số phfu hợp với văn hóa doanh nghiệp.

4. 5 bước kiến tạo mô hình làm việc số

Bước 1. Xác định tầm nhìn

Để bắt đầu việc kiến tạo môi trường làm việc số thì doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc xác định rõ tầm nhìn. Điều này cần được rút ra từ việc phân tích nhu cầu và tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Đi từ tổng quan về bộ máy vận hành, xem xét liệu rằng phương thức truyền thống có còn hiệu quả? Nhân viên cần gì để làm tốt hơn công việc của mình,… Và cách để làm điều đó là khảo sát nhân viên, trao đổi trực tiếp với các quản lý và chuyên gia để có định hướng rõ ràng.

Bước 2. Lập kế hoạch triển khai

Sau khi xác định được nhu cầu, thì tiếp theo là cần lập kế hoạch triển khai. Kế hoạch cần làm rõ

• Sẽ sử dụng cộng nghệ nào để cải thiện trải nghiệm của nhân viên – những người góp phần vào mô hình văn phòng điện tử. Và làm thế nào để nâng cao hiệu suất làm việc.
• Doanh nghiệp có thể tạo ra được không gian làm việc như thế nào để tăng sự cộng tác và sáng tạo của nhân viên.

Bước 3. Xây dựng bộ công cụ số

Công cụ chỉ phát huy được tác dụng nếu đáp ứng được các yêu cầu về tầm nhìn và chiến lược đã xác định ban đầu. Không phải doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng tất cả các công cụ mà có thể chọn các công cụ với chức năng phù hợp. Thường các công cụ được chia theo các chức năng sau:

• Giao tiếp – cho phép nhân viên kết nối nhanh chóng
• Năng suất – hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả
• Cộng tác – cho phép nhân viên làm việc cùng nhau
• Truyền thông – hỗ trợ chia sẻ thông tin nội bộ: blog, mạng nội bộ
• Phần mềm quản trị – ERP, CRM, HRM,…
• Nguồn lực cộng đồng (crowdsourcing) – cho phép tổ chức thu thập phản hồi và ý tưởng của nhân viên
• Kết nối – giúp dễ dàng liên lạc với mọi thành viên trong tổ chức: danh bạ nhân viên, sơ đồ tổ chức.
• Thiết bị di động – cho phép làm việc từ xa: laptop, smartphone, máy quét từ xa.

Bước 4. Triển khai thực hiện

Tiến hành áp dụng mô hình làm việc mới cần chú ý:

• Giám sát chặt chẽ thông tin để phân tích và dự đoán được những rủi ro có thể xảy đến liên quan đến các vấn đề bảo mật, an toàn thông tin
• Đào tạo nhân viên, đảm bảo rằng tất cả nhân sự hiểu rõ về cách thức vận hành của Digital workplace để tránh sự nhầm lẫn, lúng túng khi tiếp cận một môi trường làm việc mới
• Cung cấp một mô hình giao tiếp thống nhất cho một tổ chức và ngăn chặn việc hình thành các nhóm biệt lập.

Bước 5. Đánh giá và cải tiến

Sau khi thực hiện thì cần theo dõi và đánh giá hiệu quả, xem tốt ở đâu chưa tốt ở chỗ nào. Từ đó đưa ra những cải tiến phù hợp.